Office Manager

Ben jij die flexibele organisator die weet van aanpakken?

Als office manager ga je voor HZ Nexus werken.

Kansen zien voor teamverbetering, enthousiaste organisator en daadkrachtig in het tot stand brengen van projecten en samenwerkingen. Dit typeert jou als office manager van HZ Nexus bij de HZ University of Applied Sciences.

Kun je goed organiseren? Heb jij er plezier in om op meerdere borden tegelijk te schaken en wil je mede vormgeven aan het externe gezicht van HZ? Solliciteer dan op deze vacature bij HZ University of Applied Sciences in Vlissingen (HZ).

Over HZ Nexus

HZ Nexus verbindt het onderwijs en onderzoek van de HZ University of Applied Sciences met bedrijven en organisaties. Wij zijn de relatiebeheerder en matchmaker van de HZ en noemen ons “partner in verbinding”. De afgelopen jaren is HZ Nexus gegroeid en doorontwikkeld, met veel nieuwe projecten in verschillende domeinen en daarom is HZ Nexus een belangrijk onderdeel van de HZ. Wij zorgen dat onze studenten en onderzoekers kunnen werken aan projecten in onder andere de thema’s Water, Energie en Vitaliteit. HZ Nexus geeft invulling aan het onderwijsconcept door real-life casuïstiek en actuele vraagstukken in te brengen. We werken hiervoor aan structurele samenwerkingsverbanden tussen de beroepspraktijk en de HZ. Meer inzicht in onze projecten krijg je door een bezoek te brengen aan onze website www.hznexus.nl

Jouw werk als office manager

Je werkzaamheden binnen het team zijn divers. Dat vraagt om een flexibele, nieuwsgierige instelling en een proactieve houding. Je draagt bij aan (het verbeteren van) de organisatie van HZ Nexus en daarmee lever je een essentiële bijdrage aan het relatiemanagement en de matchmaking vanuit HZ Nexus voor de HZ University of Applied Sciences.

Jij bent degene die ervoor zorgt dat de primaire werkzaamheden van HZ Nexus perfect verlopen (zowel communicatief, administratief als ondersteunend van aard). Daarnaast ben jij degene die de werkzaamheden slimmer, sneller en beter helpt uitvoeren. Dit doe je door goed te begrijpen waar de accountmanagers mee bezig zijn, nieuwe initiatieven en systemen te verkennen en in te bedden in onze werkzaamheden en door ritme en sturing te geven aan de bedrijfsprocessen van HZ Nexus. Ook verwachten we van je dat je stagiairs kunt begeleiden. Je weet van aanpakken en je hebt oog voor detail. Ook ben je medeverantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten met externe gasten en samenwerkingspartners.

Verantwoordelijkheden:

• Je runt het office van HZ Nexus, met alle dagelijkse uitdagingen die er zijn.
• Je verzorgt de organisatorische en facilitaire ondersteuning van HZ Nexus en houdt overzicht over de dagelijkse kantoorprocessen.
• Je organiseert naar aanleiding van plan/opdracht en ondersteunt events en bijeenkomsten waar HZ Nexus een prominente rol in heeft.
• Je zorgt voor een constante doorstroming van de meetings met onze kernteams en plant deze voor een heel collegejaar in.
• Je verricht (project)ondersteunende werkzaamheden voor de accountmanagers zoals het ontwikkelen van communicatiemateriaal en het bijhouden van mailbox, CRM-systeem (Tribe), de nieuwsbrief en LinkedIn, MS Teams-sites en de verschillende projectopslag-schijven.
• Je helpt bij het verwerken van projectformats voor nieuwe projecten en de evaluaties van afgeronde projecten.
• Je zit team overleggen voor.
• Je vindt het leuk om stagiaires te begeleiden en de studenten naar een hoger niveau te tillen.
• Je draagt bij aan een betrokken werkomgeving door aandacht te hebben voor belangrijke gebeurtenissen in het leven van collega's, zoals verjaardagen, jubilea, ziekte of andere bijzondere momenten.

Het zit in je

Met groot oplossend vermogen en plezier help en ondersteun je collega’s en studenten en draag je bij aan de doelstellingen van HZ Nexus. Tegelijkertijd ben je proactief, weet je van aanpakken en ben je goed in je communicatie. Jij …

• hebt minimaal een relevant afgerond AD- of HBO diploma;
• wilt meegroeien en meebewegen in een sterk, hecht en trots team;
• hebt bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare rol en/of omgeving (scale-up);
• bent initiatiefrijk en op zoek naar mogelijkheden voor verbetering van teamwork.
• hebt uitgebreide kennis van het MS Officepakket en procesverwerkende systemen;
• hebt uitstekende communicatieve vaardigheden (in zowel Engels als Nederlands);

Groei met ons mee

We geloven dat toekomstbestendig onderwijs begint bij onze medewerkers. Daarom bieden we je naast een levendige werkomgeving ook:

• Een aanstelling voor 1 jaar. Verlenging van deze aanstelling hangt af van persoonlijk functioneren en formatieve ruimte;
• Een bruto maandsalaris tussen de € 3.353,32 en € 4.595,29 bij een fulltime dienstverband (schaal 8 conform CAO HBO in de functie van managementassistent;
• 8,3% eindejaarsuitkering, 8% vakantiegeld én mogelijk een tegemoetkoming in de reiskosten en/of thuiswerkvergoeding;
• Ongeveer 53 vrije dagen als je fulltime werkt;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Alle kans om aan je persoonlijke en professionele ontwikkeling te werken;
• Vrijheid en zelfstandigheid in je werk;
• Leuke activiteiten vanuit HZ Fun, HZ Sport en HZ Cult én gratis toegang tot HZ Vitality Center.

Werken bij HZ University of Applied Sciences: de persoonlijke hogeschool

Samen met zo’n 600 medewerkers en 5000 studenten zetten we ons, met vernieuwend onderwijs en onderzoek, dagelijks in voor onze missie; bijdragen aan een betere wereld.

Werken bij de HZ betekent werken in een bruisende community waar alle ruimte is voor unieke ideeën en de ontwikkeling van jouw talenten, zodat jij kunt groeien. We zijn een leergemeenschap/community waar diversiteit wordt gezien als kracht en waar we met elkaar inclusie bevorderen.

Overal staat de deur altijd open, dus je kan zo binnenlopen bij collega’s. Want uiteindelijk, doen we het samen. Of je nu werkt als docent, conciërge, marketingmedewerker, ICT’er, P&O-adviseur of financieel manager: samen dragen we bij aan een betere, duurzame wereld. Dat is de kracht van onze persoonlijke hogeschool.

Solliciteren

Enthousiast geworden over de functie? Solliciteer dan direct via de sollicitatiebutton hieronder. Toch liever eerst wat meer informatie, neem dan tijdens kantooruren contact op met Pieter-Bart Visscher, Manager HZ Nexus op telefoonnummer 06 467 99 003. Voor vragen over de procedure kun je terecht bij Dalilah de Groot, HR Adviseur op telefoonnummer 06 227 74 592.

Houd maandag 6 juli en vrijdag 10 juli a.s. alvast vrij in je agenda. Op die dagen vinden in de ochtend de sollicitatiegesprekken plaats in de HZ Toren in Vlissingen.

Wij werven bij de HZ University of Applied Sciences zelf onze nieuwe collega’s.